RELIS SOFTWARE
Relis (rijschool en leerlingen informatie systeem) is een web-applicatie. U hoeft niets te installeren op uw computer en/of mobiel apparaat. Hierdoor beschikt u altijd over de laatste versie van Relis. Door op deze manier te werken kunnen we de kosten laag houden en u voorzien van een goed functionerend administratiepakket voor uw rijschool.
RELIS IS DE 1E MAAND GRATIS
Relis is de 1e maand volledig GRATIS te gebruiken. U kunt gebruik maken van alle functies!
RELIS ALTIJD EN OVERAL
Relis is te gebruiken op elke PC, Apple, Smartphone of tablet. Het enige wat u nodig bent is een internetverbinding.
Een uitvoering voor computer en mobiel
Relis is beschikbaar in 2 uitvoeringen; één voor de computer, en één versie voor een mobiel apparaat zoals een (smart)phone of tablet. Wij hebben specifiek voor 2 uitvoeringen gekozen omdat wij een krachtige snelle applicatie willen aanbieden die zuinig omgaat met uw kostbare mobiele databundels. In de versie voor de computer zijn alle functies uit het pakket beschikbaar!
RELIS SUPPORT
Het uitgangspunt van Relis is "eenvoud". U moet zonder ingewikkelde handelingen uw rijschooladministratie kunnen doen. Wij hebben hier veel tijd en aandacht aan besteed. Wij hebben binnen Relis een zeer uitgebreide help-functie ingebouwd.
Status meldingen
Binnen Relis, op Twitter en op Facebook houden wij u op de hoogte van eventuele storingen binnen Relis. Zo bent u altijd op de hoogte. In uitzonderlijke gevallen kunnen wij ook besluiten een SMS aan u te zenden.
Online handleiding
Binnen Relis kunt u via een HELP-knop de handleiding opvragen. In de handleiding vindt u een uitgebreide uitleg over de functies binnen Relis.
Tickets
Om de kosten van ons pakket zo laag mogelijk te houden werken wij in eerste instantie eerst met een ticket systeem. Alle e-mails en meldingen komen in dit systeem binnen en worden 24/7 gemonitord. Bij calamiteiten wordt direct de juiste persoon ingeschakeld. Mocht er toch telefonisch contact nodig zijn, dan bellen wij u!
Beveiliging
De verbinding met Relis verloopt via een beveiligde lijn welke de gegevensoverdracht versleuteld, waardoor het onderscheppen van verzonden gegevens vrijwel onmogelijk wordt. Controleer dus altijd of de verbinding met Relis via het beveiligde protocol (https) verloopt.
Backup
Er wordt iedere 15 minuten een backup gemaakt van het gehele systeem. Mocht er door een fout in Relis data verloren gaan, zijn wij in staat zeer recente gegevens te herstellen.
Updates en nieuwe functies
Ons team werkt Relis regelmatig bij met updates. Heeft u tips, opmerkingen, suggesties of een wens voor een nieuwe functie? Laat het ons weten! Wij gaan er graag mee aan de slag om uw wens te verwezenlijken. Om de stabiliteit van Relis niet in gevaar te brengen worden updates/functies op een aparte locatie ontwikkeld en getest.
RELIS DASHBOARD
Relis Dashboard is een verzameling van widgets op het welkomstscherm binnen Relis. Op dit scherm zijn de volgende widgets mogelijk;
- status van offertes en facturen
- uw afspraken voor vandaag
- verkeerswaarschuwingen (file, onderhoud/stremmingen, flitsers)
- meldingen van Relis
- nieuwe lesaanvragen
- berichten in-box
U kunt zelf bepalen welke widgets u wilt gebruiken. Met slepen en neerzetten zet u ze op de gewenste plek.
RELIS PERSONEEL
Elke instructeur heeft binnen Relis zijn eigen gebruikersaccount om zijn of haar leerlingen- en agenda te beheren. De instructeur handelt ook zijn eigen financiële transacties af.
Uren registratie
Relis houd een uitgebreide registratie bij van de gewerke uren per instructeur.
Verzuimregistratie
Per instructeur kan worden aangeven wanneer een instructeur afwezig is. Te denken valt aan ziekteverzuim en registratie/opname van vrije (vakantie) dagen. Ook zijn extra uren op te geven waaruit een leerling online kan kiezen bij het maken van een nieuwe afspraak.
RELIS Leerlingenadministratie
In de leerlingenadministratie voert u de leerlingen in. Alle relevante gegevens van de leerling kunnen hier worden ingevoerd. Het is tevens mogelijk om een foto van de leerling bij te sluiten. De registratie van de leerling is van belang bij het maken van afspraken, facturatie en het aanvragen van examens bij het CBR.
Controle bij het CBR (oplevering begin februari)
Relis controleert of er lopende examenaanvragen zijn bij het CBR, het theoriecertificaat behaald is, er een rijschoolmachtiging is afgegeven en of de Eigen Verklaring is ingevuld.
Overzicht
Bij elke leerling heeft u snel toegang tot de gegevens en overzichten van o.a. de afspraken en facturen.
Bestanden
U kunt bij elke leerling losse bestanden in Relis plaatsen. Op deze manier legt u alle correspondentie digitaal vast.
Berichten
Binnen Relis kunt u contact onderhouden met de leerling en alle in- en uitgaande berichten archiveren. Zo weet u precies wat u in het verleden heeft besproken.
RELIS AGENDA
In de agenda plant en beheert u de afspraken. De agenda is zeer gebruiksvriendelijk en geeft u in één oogopslag uw afspraken weer. U kunt de agenda bekijken op dag, week en maandweergave. Middels een handige wizard kunt u snel en efficiënt een afspraak maken voor een rijles, examen of toets. De agenda is gekoppeld aan uw leerlingenbestand, zodat u de leerling kunt selecteren. Ook is er een mogelijkheid voor een aangepaste afspraak.
Beschikbaarheid instructeur/opleiding
Elke instructeur kan zijn/haar beschikbaarheid per opleiding opgeven. De beschikbare blokken zijn zichtbaar in de agenda en kunnen met een simpele handeling worden toegewezen aan een leerling. Een leerling kan via de online instructiekaart een afspraak maken binnen de beschikbare capaciteit.
Gedeelde agenda's
Alle personeelsleden hebben een eigen agenda waarin ze hun afspraken bijhouden. Met een snelle schakeloptie kan er een andere agenda bekeken en beheerd worden. Zo kunt u voor collega's afspraken maken en/of wijzigen doorvoeren.
Instructiekaart
U kunt voor elke rijbewijscategorie meerdere instructiekaarten aanmaken. Deze kunt u vervolgens weer koppelen aan een opleiding en de vorderingen van elke les bijhouden. U kunt er optioneel voor kiezen de leerling online toegang te geven tot zijn/haar vorderingen.
Financiële afwikkeling
Tijdens het afronden van de les kunt u met behulp van een wizard binnen enkele seconden de financiële transactie afronden. Een les kan via factuur betaald worden (op rekening of contant) of worden afgeschreven van een vooraf ingekocht tegoed (bijvoorbeeld via een lespakket). Deze zaken worden direct afgehandeld in uw administratie. Relis verstuurd voor u de facturen en boekt deze in.
SMS- en email kennisgeving
Relis verstuurt op uw verzoek automatisch een bevestiging- en herrinneringsbericht via sms en e-mail van de gemaakte afspraken.
RELIS WAGENPARK
In Relis voert u alle lesvoertuigen in. Bij het afronden van een rijles kunt u het gebruikte voertuig selecteren, waardoor u altijd een kloppende ritregistratie heeft.
Ritregistratie
Via ritregistratie worden de gereden kilometers vastgelegd. Deze gegevens kunt u gebruiken voor een kostenanalyse en voor een eventuele vrijstelling van de eigen bijdrage van de Belastingdienst. Relis registreert deze gegevens volgens de norm die is opgelegd door de Belastingdienst.
RELIS BOEKHOUDEN
Met Relis kunt u uw complete debiteuren/crediteuren boekhouding doen. U kunt een artikelenbestand aanmaken en op een snelle manier uw facturen samenstelen en/of inkoopfacturen inboeken onder een kostenpost.
Artikelbeheer
U kunt een uitgebreid artikelenbestand aanleggen om uw facturen samen te stellen. U kunt simpel een omschrijving, artikelnummer, prijs en BTW percentage opgeven. Elk artikel is te koppelen onder een grootboekrekening.
Inkoopfacturen, kas- en bankboek
U kunt in- en uitgaven invoeren in een kas- en bankboek. Ook kunt u inkoopfacturen compleet overnemen ten behoeve van uw balansen.
Lespakketbeheer
Binnen Relis kunt u lespakketten samenstellen. Hierin kunt u alle relevante onderdelen toevoegen en een verkoopprijs toewijzen. Ook kunt u een eventuele korting apart opgeven. Een aangemaakt lespakket kunt u toewijzen aan een leerling. U kunt een afspraak dan verrekenen met het vooraf ingekochte tegoed.
Offertes opstellen
U kunt offertes opstellen en opvolgen. Als een klant akkoord gaat met een offerte dan kunt u deze automatisch omzetten in een factuur. Offertes kunnen geprint en/of gemaild worden.
Facturen opstellen
U kunt facturen opstellen. U kunt uw factuur samenstellen aan de hand van de ingevoerde producten/artikelen of een vrije veld-invoer doen. Facturen kunnen geprint en/of gemaild worden.
Grootboekrekeningen
Alle af- en bijschrijvingen kunt u plaatsen onder een grootboekrekening. Via een rapportage kunt u een balans opmaken, waarop al deze grootboekrekeningen omschreven staan.
Openstaande facturen
Openstaande facturen worden automatisch gesignaleerd en de debiteur krijgt automatisch een herinnering.
Betalingsregeling
U kunt voor elke factuur een betalingsregeling maken. U kunt hierbij denken aan een betaling in termijnen.
Huisstijl
Met huisstijlbeheer kunt u de e-mails en facturen voorzien van uw logo en adresgegevens.
BTW Rapportage
U kunt op elk gewenst moment een rapportage samenstellen voor de BTW aangifte. Relis verzamelt alle relevante informatie voor u en verwerkt deze.
Scannen en opslaan
Scan uw inkoopfacturen en kasbonnetjes en sla ze op binnen Relis. U heeft dan altijd een digitaal overzicht!
RELIS RAPPORTAGE
Relis verzamelt al uw data en genereert overzichten en rapportages. Hierdoor krijgt u een goed overzicht van uw werkzaamheden en de bijbehorende kosten/omzet. Relis maakt o.a. de volgende rapportages;
- BTW rapportages
- Balansen
- Bank- en kasboek
- Gewerkte uren per instructeur
Het aantal rapportages wordt regelmatig uitgebreid.
RELIS LEERLINGPORTAAL
Via instructiekaart.nl kan de leerling inloggen op zijn/haar persoonlijke instructiekaart waar de vorderingen, afspraken en betalingshistorie ingezien kan worden. Indien u het toestaat kan de leerling ook online een nieuwe afspraak inboeken welke u vervolgens kunt af- of toewijzen.
Uw facturen sneller betaald
U kunt leerlingen de gelegenheid geven om openstaande facturen middels iDEAL te voldoen. Onderzoek wijst uit dat facturen gemiddeld 85% sneller betaald worden als er een iDEAL betaling mogelijk is.
Theorieles reserveren
Een kandidaat kan online een reservering voor een theorieles maken. Binnen Relis wordt het aantal beschikbare- en toegewezen plaatsen bijgehouden.
Afspraken inzien en maken
Een kandidaat kan via zijn/haar portaal de afspraken inzien. Het is tevens mogelijk om een nieuwe afspraak te maken; de leerling krijgt een actueel overzicht van de beschikbare plaatsen. De instructeur heeft de vrijheid om een verzoek te accepteren of te wijzigen.